Cuellos de botella
Las esperas entre actividades: dónde se acumulan los casos y cuántos días agregan al proceso.
Process mining
Encuentra dónde se atasca tu proceso, con tus propios datos
Tus sistemas ya registran cada paso: quién, qué y cuándo. Con esos registros reconstruimos el proceso tal como ocurre en la realidad, detectamos los cuellos de botella, los retrabajos y los desvíos, y medimos cuánto mejora después de actuar.
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Extraemos los registros
Cada sistema deja huella: qué caso, qué actividad y cuándo. La tomamos de SAP, planillas, apps o flujos de aprobación.
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Reconstruimos el proceso real
No el del procedimiento, sino el que de verdad ocurre: todos los caminos, con su frecuencia y sus tiempos.
- 03
Detectamos cuellos de botella
Medimos dónde se espera, dónde se repite trabajo y dónde se saltan controles, y cuánto cuesta cada uno.
- 04
Actuamos y medimos
Plan de acción con dueños y plazos, y un tablero que muestra si el cambio funcionó. Ciclo PDCA completo.
Ejemplo ilustrativo · proceso de compras
Mapa del proceso real, reconstruido desde los datos
1.240 solicitudes de un año · datos ficticios
Menos de 2 días2 a 4 díasMás de 4 díasDesvío de control
Pasa el mouse sobre una flecha para ver el detalle.Cómo se detecta un cuello de botella
Cada caso tiene marcas de tiempo en cada actividad. Separando el tiempo en que alguien trabaja del tiempo en que el caso solo espera, aparece dónde se pierden los días. Casi siempre el problema no es lo lento que se trabaja, sino cuánto se espera entre una persona y otra.
Trabajo efectivo vs. espera
Días promedio por actividad
Revisión técnica1 d
Aprobación jefatura5 d
Cotización2,1 d
Orden de compra2,4 d
Recepción4,1 d
Pago1,2 d
TrabajoEspera
84%del tiempo es espera, no trabajo.
Variantes del proceso
Los caminos que realmente siguen las solicitudes
- Camino esperado, sin desvíos58%
- Con una corrección de la solicitud19%
- Otras combinaciones (32 variantes)14%
- Aprobación omitida (desvío de control)5%
- Con dos o más correcciones4%
42%de los casos se sale del camino esperado.
Qué detectamos
Retrabajos y ciclos
Solicitudes devueltas, correcciones y aprobaciones repetidas que consumen horas sin agregar valor.
Variantes del proceso
Cuántos caminos distintos existen y cuáles se alejan del esperado, por área, contrato o persona.
Desvíos de control
Pasos que se saltan: compras sin aprobación, cierres sin evidencia, pagos antes de la recepción.
Carga por persona y área
Quién concentra los casos pendientes y dónde una sola persona frena todo el flujo.
Cumplimiento de plazos
Qué porcentaje cumple el plazo comprometido y en qué etapa se pierde el tiempo cuando no se cumple.
Del hallazgo a la acción
En el ejemplo, tres hallazgos explican la mayor parte del tiempo perdido.
Lo que muestran los datosCausa encontradaAcción
Las solicitudes esperan 4,8 días antes de la aprobación de jefatura.
Causa: Un solo aprobador para todos los montos y sin aviso cuando algo queda pendiente.
Acción: Delegación por monto y alerta automática a las 24 horas.
El 23% de las solicitudes vuelve a corregirse después de la revisión técnica.
Causa: El formulario permite enviar sin especificación técnica ni centro de costo.
Acción: Campos obligatorios y validaciones antes de enviar.
La recepción tarda 3,6 días en registrarse después de la orden de compra.
Causa: Bodega se entera de la llegada por correo, sin una bandeja de pendientes.
Acción: Aviso automático a bodega y registro de recepción desde el celular.
18,4 días
Tiempo total actual de una compra
~10 días
Tiempo estimado tras las tres acciones
-45%
Reducción estimada del tiempo de ciclo
Ejemplo ilustrativo con datos ficticios. Los resultados reales dependen de cada proceso.
Qué necesitamos
- Un registro con caso, actividad y fecha-hora: casi todos los sistemas lo tienen.
- Fuentes habituales: SAP u otro ERP, planillas Excel, sistemas de tickets, flujos de aprobación, Power Apps o la app de terreno.
- Unos meses de historia para que los patrones sean confiables.
- Una persona del proceso que valide lo que vemos en los datos.
Qué entregamos
- Mapa del proceso real con frecuencias, tiempos y variantes.
- Ranking de cuellos de botella con los días y el costo que agrega cada uno.
- Plan de acción con responsables, plazos y meta de mejora.
- Tablero de seguimiento en Power BI o web para ver si la mejora se sostiene.
Diagnóstico típico: 3 a 5 semanas. Con herramientas abiertas y sin licencias costosas.